الاجتماعات أثناء أوقات العمل الرسمي.. «لا تؤخروا المراجعين»!

أصبحت الاجتماعات أثناء وقت الدوام الرسمي ظاهرة ملحوظة تجدها في كثير من الإدارات أو الجهات سواء كانت حكومية أو خاصة، مما يتسبب في تأخير مصالح المراجعين وأصحاب الحاجة، فكلما ذهب أحدهم إلى إدارة حكومية أو جهة رسمية قيل له: «إن من تسأل عنه هو في اجتماع الآن»، ويتكرر هذا الأمر طيلة ساعات العمل، مما يوّلد لديك تصوراً أنّ هناك تعلقاً كبيراً بهذه الاجتماعات أكثر من الحرص على مواجهة مقتضيات ومتطلبات الوظيفة ومهامها، فإذا كانت هذه الاجتماعات مهمة فإنها ليست أهم من الإنجاز وعدم تعطيل مصالح المراجعين.

إن هذه المشكلة إن لم يتم الحد منها فإنها قد تؤدي إلى تشجيع التسيب الإداري المتمثل بعدم تحمل المسؤولية، مع انتشار ظواهر أخرى كالواسطة والمحسوبية والتسلط من قبل فرد أو فئة محدودة.

إعادة نظر

وقال علي عريشي: إن هذه المشكلة - للأسف - انتشرت بشكل ملحوظ، وأصبحت سمة تجدها في كثير من الإدارات وخاصة الحكومية، مما يترتب عليها من تعطيل لمصالح الناس والمراجعين، فلك أن تتخيل أن مواطناً يأتي من مكان بعيد يقطع مئات الكيلو مترات وربما يكون طاعناً في السن أو من ذوي الاحتياجات الخاصة، وعندما يصل إلى هذه الإدارة يتفاجأ بأن المدير أو المسؤول في اجتماع وعليه الانتظار حتى ينتهي، مما يجعله ينتظر فترات طويلة من اليوم، وهذا بلاشك يتسبب في تأخير وتعطيل مصلحته، مُشدداً على أهمية إعادة النظر في هذه الاجتماعات وأوقات انعقادها مراعاةً لوقت المراجعين واحتراماً لمواعيدهم.

واقع مزعج

وأوضح فهد عريجي أنه على الرغم من أهمية الاجتماعات في تسيير شؤون الجهات الحكومية وحل الإشكالات التي تواجهها وتمنعها من أداء التزاماتها وتقديم خدماتها للمراجعين، إلاّ أنها أثناء الدوام الرسمي تعرقل المعاملات وتسيء لسمعة هذه الجهة، مضيفاً أنه على الرغم من كثرة وتعدد هذه الاجتماعات إلاّ أننا لا نزال نعاني قدراً من الإخفاق في دورة العمل ببعض الجهات، فلا هي الاجتماعات حققت تمنيات الجمهور، ولا هؤلاء المجتمعون الغائبون عن الجمهور وصلوا إلى نتيجة، بدليل أنّهم لا يزالون يعقدون اجتماعاتهم صباح مساء، مبيناً أننا أمام واقع مزعج يعانيه الجمهور أثناء مراجعة بعض تلك الإدارات الحكومية، مما يتطلب بشكل مُلح إعادة النظر في حجم الاجتماعات وتقنينها والحد منها عبر إصدار قرار بأن لا يتم عقد أي اجتماع خلال دوام العمل الرسمي إلاّ بإذن مسبق من الجهة المسؤولة عن هذه الإدارة، وأن تكون محدودة العدد خلال الشهر ومحدودة المدة ومُقرة بشكل مسبق، وعلى من كان لديه عشقٌ لعقد وترؤس الاجتماعات فلا مانع من ممارسة هذه الهواية خارج وقت العمل بعيداً عن تعطيل مصالح الناس وحاجاتهم.

وقت طويل

وأكد عبدالرحمن سك على أن الاجتماعات التي تحدث أثناء أوقات العمل الرسمي ظاهرة تعودنا عليها، وكثير من الإدارات تعقد أكثر من ثلاثة اجتماعات أسبوعياً، وتستغرق في كل اجتماع أكثر من ساعتين، وفي كل مرة يتم تعطيل مصالح الناس بحجة هذه الاجتماعات، متسائلاً: أين حقوق المراجع الذي يأتي من مكان بعيد؟ أو قد يكون أحياناً مستأذناً من عمله لفترة محدودة وربما أخذ إجازة يوم لإتمام معاملته، مضيفاً أن هناك مراجعين من كبار السن. وإذا كانت هذه الاجتماعات مهمة جداً لهذه الدرجة وتستغرق وقتاً طويلاً إلى هذا الحد، فما المانع من عقدها بعد أوقات العمل الرسمية؟ أو تخويل موظف آخر لإنجاز معاملات المراجعين، مبيناً أن انعقاد الاجتماعات بهذا الشكل ليس منتشراً في كل دوائرنا الحكومية، إنما هي في البعض منها، مؤملاً أن يتم التنبه لها، وأن تتم معالجتها حتى لا يستفحل الأمر وتصبح ظاهرة غريبة في دوائرنا، خاصةً أن قيادتنا الرشيدة حريصة كل الحرص على مصالح المواطنين وتؤكد ذلك في كل مناسبة.

تأثير سلبي

وتحدث م. محمد المعدلي قائلاً: إن العمل الإداري يحتاج في بعض الأحيان إلى اجتماعات دورية وطارئة لأجل أن تتم مناقشة أو دراسة موضوع في هذه المنظومة، مضيفاً أنه من الملاحظ عند كثير من المسؤولين كثرة الاجتماعات الداخلية، خاصةً في أوقات الدوام الرسمي، مما قد يؤثر سلباً على تقديم الخدمة، حيث يأتي المراجع من خارج هذه الإدارة إلى مكتب صاحب الشأن فيجيبه السكرتير أو الموظف أن المسؤول لديه اجتماع، ثم يأتي للمراجعة بعد فترة ويجد أنه في مهمة عمل، وهنا لا يملك المراجع إلاّ الانتظار، وربما يلتمس العذر للمسؤول في كثرة اجتماعاته معتقداً أنّه مشغول، مُشدداً على أنه يجب إعادة النظر في هذه الاجتماعات من قبل أجهزة الوزارات والإدارات المعنية، وإيجاد آلية من قبلهم تعمم على الجميع بخصوص عقدها، على أن يتم العمل والتمشي بموجبها.

وأوضح أحد الموظفين أن هذه الاجتماعات أثناء الدوام الرسمي من بعض الجهات الحكومية أو غير الحكومية تعقد على سبيل الاستعراض من قبل بعض المسؤولين أمام موظفيهم لا أقل ولا أكثر - حسب قوله -، مما تنتج عنه عرقلة لمعاملات المراجعين، مُشدداً على أهمية تغيير هذه السياسة من قبل هذه الجهات، وتخصيص وقت محدد وليكن آخر أوقات العمل، أو وقت الإجازات الرسمية من أجل الحد من أضرار هذه المشكلة.

المراجع يتفاجأ بعبارة: الموظف المطلوب في اجتماع